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上手な伝え方で取り違えを回避するための3つのポイント! 


こんにちは。
柳 双葉(やなぎ ふたば)です。
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背中合わせ

職場で同僚や上司とコミュニケーションを図るとき、自分の話している内容が思うように相手に伝わっていなかったり、自分の意図しない方向に受け止められてしまうことってありますよね。

相手の理解力が乏しいだけ、と言ってしまえば簡単なのですが、だからといってそのままにしておくとあなたの業務に支障が出てしまいかねません。

そもそも、コミュニケーションは発信側と受け手側、双方に責任が生じます。

そして、こと人間関係においては、相手を変えることはほぼ不可能と言っても過言ではありません。

そこで今回は、職場でのコミュニケーションを円滑にするために役立つ「上手な伝え方」を3つのポイントに沿ってお話しさせていただきます。

目次



  1. 相手に過度な期待をしない


  2. 様々なパターンを想定する


  3. 確認の手間を省かない


  4. まとめ



相手に過度な期待をしない



ふつうはこう言えば伝わるはず、と思って伝えたのに、まったく違う意味合いで伝わっていた、もしくは全くこちらの意図が伝わっていなかったという経験はありませんか?

人の考え方も、捉え方も十人十色。あなたにとっての普通は相手にとっての普通とばかりは限りません。

例えば、あなたが普段仲間内だけで使う表現が、年の離れた上司には全く通じなかったということを経験したことがありますよね?

もっと極端な例を言えば、異国の地に日本の常識を持ち込んでも、全く通用しないどころか、かえってトラブルの種になります。

あなたと相手は、住むところも育ってきた環境もまったくの別物です。あなたが相手を理解できないのであれば、相手もあなたを理解してはくれません。

相手が自分のことを理解してくれるはず、という過度な期待をかけるのはやめて、どんな人にでも伝わるように最大限分かりやすく、丁寧に伝えることを心がけましょう。

様々なパターンを想定する



あなたが相手に伝えたことが誤って伝わっており、結果的に相手のミスを誘発した…なんてこと、よくありますよね。

ずれたコミュニケーションは、時として思いもよらないトラブルにつながってしまいます。

そうならないためにも、あらゆるパターンの想定が必要です。

例えば、あなたが相手に「水を一杯持ってきて」と伝えたとします。

あなたは、コップ一杯の水を想像しているかもしれませんが、相手はバケツに水を大量に入れてきてくれるかもしれません。

この場合、コップ一杯とたくさんという意味のいっぱいと取り違えて伝わるかもと想像し、「のどが渇いたから、水をコップで一杯お願いできるかな」と伝えるだけで、問題は解消されます。

想像力を働かせ、相手の取り違えを想定して言い回しを変え、先回りして防ぐように伝えてみましょう。

あなたの少しの努力で、起きるかもしれなかった大きなトラブルを回避することができます。

確認の手間を省かない



自分の伝えたいことを一通り伝えたあと、すっかり満足してしまって、確認を行うことを怠ってはいませんか?

自分が伝えたことが相手に正しく伝わっているかを確認することは、非常に大事なことです。

もしかしたら、相手はあなたの話を適当に聞き流しているかもしれません。

もしかしたら、相手は分からないことがあるのにあなたに聞きそびれたことがあるかもしれません。

確認は、相手にこちらの意図が伝わったということを確かめる作業であり、相手の記憶にあなたの伝えたいことを刷り込む手段でもあります。

何気ないことでも確認を怠らないのはもちろんのこと、重要なことならしつこいくらいに確認を行って、間違いの起こらないよう、最大限の努力をしましょう。

まとめ



いかがでしたか?

上手な伝え方のコツは

・相手に過度な期待をしない

・様々なパターンを想定する

・確認の手間を省かない


とはいえ、今回の話は、伝える相手との信頼関係をしっかり築いておくことが大前提です。

信頼関係が築けていない相手に、いくら努力して伝えようとしてもそうそう簡単には伝わりません。

普段からの信頼関係の構築が、上手な伝え方の礎であることは忘れないでくださいね。

それでは今日はこの辺で。
柳 双葉でした。




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